HUMAS dan KEPROTOKOLAN XII AP1 PERTEMUAN 3

PROSEDUR PELAYANAN PENERIMAAN TAMU

Sudah hal yang lazim jika suatu kantor dikunjungi oleh tamu. Jika Anda adalah salah satu orang yang bekerja di kantor tersebut, yang kebetulan sedang dikunjungi oleh seorang atau beberapa orang tamu, maka wajib bagi Anda untuk menerima tamu tersebut dengan baik.

Ya, ketika Anda menerima tamu di kantor, maka terdapat aturan atau etika tersendiri yang harus diperhatikan. Sebagai pegawai kantor, Anda harus mengetahui mengenai etika – etika menerima tamu di kantor.

Tujuan dari penerapan etika penerimaan tamu ini adalah agar dapat menciptakan suasana yang menyenangkan di lingkungan kerja tersebut, sekaligus agar tamu merasa nyaman dan memiliki kesan baik ketika melakukan kerja sama dengan kantor Anda.

Hal ini tentu juga berlaku bila mana Anda sedang bertamu ke kantor pihak lain. Anda pastinya ingin agar bisa mendapatkan perlakukan yang baik dari si tuan rumah bukan? Maka hal yang sama pula, bila ada rekan kerja bertamu ke kantor Anda, maka Anda pun perlu untuk memperhatikan hal -hal berkenaan dengan etika tersebut.

 

ETIKA MENERIMA TAMU

Jadi, agar tamu dapat terkesan dengan sambutan yang Anda berikan, maka beberapa etika menerima tamu di kantor yang perlu Anda perhatikan dan terapkan, meliputi :

1. Sambut Tamu dengan Tulus

Pemberian sambutan yang tulus terhadap tamu adalah etika yang cukup utama. Tamu Anda akan bisa merasakan jika sambutan yang Anda berikan tidak tulus. Untuk itu, perhatikan beberapa hal berikut agar sambutan Anda terasa lebih tulus :

§  Sambut tamu dengan ramah, sopan dan penuh semangat serta secara tulus. Penting bagi Anda untuk membuang semua kepura -puraan, karena tamu umumnya bisa mengetahui jika Anda hanya berpura -pura tulus. Jadi, beri sambutan ramah dengan benar -benar tulus.

§  Apabila Anda berada di ruangan tertutup, maka segeralah beranjak untuk membukakan pintu bagi tamu Anda. Lakukan atau beri sambutan dengan sesegera mungkin untuk menandakan bahwa Anda menghormati atau menghargai tamu yang datang untuk berkunjung.

§  Menerima tamu pada kondisi duduk memang tidak salah. Tapi etika yang lebih sopan adalah lebih baik bila Anda menerima tamu sambil berdiri, memberikan salam dan berjabat tangan di awal perjumpaan.

 

2. Cara Duduk Tepat untuk Tamu

Anda wajib memberikan tempat duduk yang nyaman bagi para tamu Anda. Apabila di kantor terdapat ruangan khusus untuk menerima tamu, maka segera persilahkanlah tamu anda untuk menuju ruang tamu tersebut dan mempersilahkan tamu duduk.

Jika sudah berada di kursi atau sofa panjang, maka persilahkan tamu untuk duduk di sebelah kanan. Setelah tamu duduk, baru Anda dapat menanyakan identitas dan maksud tujuan kedatangan tamu tersebut.

3. Perhatikan adanya Janji Temu

Perhatikan apakah sudah ada janji temu yang dibuat oleh tamu tersebut. Apabila sudah ada janji temu yang dibuat dan Anda sudah mengetahui identeitas tamu, maka Anda tak perlu lagi menanyakan identitas tamu.

Jika demikian, akan lebih baik bila Anda menunjukkan bahwa Anda telah menunggu kehadiran tamu tersebut dan langsung mempersilahkannya masuk menuju ruangan yang dituju.

Apabila posisi Anda adalah sekretaris atau asisten pimpinan, sebaiknya Anda menghubungi pimpinan terlebih dahulu sebelum mempersilahkan tamu masuk dan tanyakan apakah pimpinan sudah siap untuk menerima tamu.

Apabila tamu diharuskan untuk menunggu sebentar dan Anda mempunyai beberapa pekerjaan yang harus dikerjakan sementara tamu menunggu, maka sampaikan pada tamu dengan ungkapan yang baik dan sopan.

4. Beri Pelakukan yang Baik

Selalu perlakukan tamu dengan baik. Bahkan, apabila tamu tersebut salah alamat atau datang hanya untuk mengajukan suatu keluhan maupun keberatan terhadap perusahaan Anda.

Selain itu, jika tamu diharuskan untuk menunggu, maka bila kondisi memungkinkan, berikan tamu suguhan, bisa berupa kopi, makanan ringan, maupun majalah.

5. Cara Mengantar Tamu

Etika menerima tamu di kantor yang tidak kalah penting adalah tentang cara Anda untuk mengantar tamu, ketika ia hendak pulang. Beri kesan yang baik pada tamu dengan selalu ucapkan terima kasih kepada tamu yang datang karena ia telah berkunjung ke kantor Anda. Apabila memungkinkan, antarkan tamu tersebut hingga ke pintu keluar.

Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:

Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

1.  Tamu dengan perjanjian

·         Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.

·         Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.

2.  Tamu tak dikenal

·           Sapa dan tanyakan keperluanya.

·           Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.

·           Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji terlebih dahulu.

3.  Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya

·           Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan mengapa anda meminta hal tersebut.

·           Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.

4.  Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian

·           Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan, situasi kantor, dan kesibukan pimpinan

5.  Anggota keluarga atau teman atasan

·           Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.

6.  Tamu yang tak diingikan

·           Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.

·           ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang muka kecut atau judes.

7.  Pramuniaga atau salesman

·           Perlakukan dengan baik.

·           Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.

8.  Tamu lanjut usia atau cacat fisik

·           Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.

9.  Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris

·           Terima secara wajar, tidak gaduh.

·           Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang tamu.

·           Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.

10.    Tamu ketika atasan membatalkan janji

·           Meminta maaf dan jelaskan alasanya.

·           Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

 

 

TATA CARA MENOLAK TAMU

 

Memang sulit menjadi orang sibuk. Tamu selalu saja datang silih berganti ke kantor. Padahal, pekerjaan juga masih menumpuk disana sini. Yang menambah kesal, terkadang orang -orang yang berkunjung ke kantor itu adalah orang yang tidak kita harapkan atau tidak memiliki urusan yang penting. Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah tamu yang tidak diundang dan bagaimana cara menghadapinya : 

a.   Titip Pesan Pada Orang Lain 

Sebaiknya titip pesan pada asisten, sekretaris atau resepsionis bahwa Anda tidak pernah mau menerima tamu yang datang tanpa perjanjian sebelumnya. Lalu pastikan juga pada mereka bahwa setiap tamu yang datang harus didata dengan detail, misalnya siapa namanya, keperluannya apa, dan sebagainya. 

b.   Selesaikan Via Telepon

Kalau memang suatu masalah bisa diselesaikan via telepon.Ya, selesaikan saja lewat alat komunikasi yang satu ini. Dengan demikian ia tidak perlu datang lagi ke kantor anda. Jadi waktu kerja pun tidak akan jadi terbuang. 

c.   Keluarkan Lewat Bahasa Tubuh 

Bahasa tubuh amat membantu untuk mengeluarkan pesan-pesan tertentu.Misalnya ketika Anda kedatangan tamu tak diundang, Anda bisa menunjukan keengganan itu dengan tidak menawarkannya duduk atau menawarkan segelas air minum.Melirik arloji atau mencoba menekan-nekan nomor ponsel juga bisa dilakukan untuk menandakan kalau Anda sedang dikejar waktu. 

d.  Berbohong Demi Kebaikan 

Jika tamu tersebut benar-benar sudah 'keras kepala' untuk tetap tinggal Katakan saja bahwa anda harus menghadiri suatu pertemuan dan harus segera mempersiapkan bahan-bahannya.Apa boleh buat, toh Anda juga sudah tidak merasa nyaman didekatnya bukan? 

e.   Jangan Ajak ke Ruangan 

Jika Anda terlanjur bertemu dengan 'tamu tak diundang' itu di di lobby atau ruang resepsionist, maka mau tidak mau anda harus 'meladeninya'. Nah, cara meladeninya juga harus dengan sikap yang tegas. Sebaiknya lakukan percakapan di ruang resepsionist atau lobby dengan posisi berdiri, jangan biarkan ia memasuki ruang kerja Anda. Memang dalam etika menerima tamu melalukan hal ini tidak dibolehkan. Akan tetapi dalam hal lain cara ataupun sikap ini sangat penting untuk menangani tamu yang memang sudah tidak bisa ditolelir lagi dalam berkunjung atau bertamu ke kantor tersebut. menolak tamu bisa menjadi alternatif yang efektif asalkan penggunaan dan cara penyampaianya tidak melanggar etika kesopanan dan etika komunikasi.

 

SELANJUTNYA SILAHKAN KALIAN LANJUT KE SOAL ULANGAN DIBAWAH INI.

JANGAN LUPA ISI ABSEN DIBAWAH

SILAHKAN KLIK TULISAN WARNA MERAH

IKUTI PETUNJUKNYA JANGAN LUPA ISI NAMA DAN KELAS

ULANGAN 1

ABSEN